ETAP I. REKRUTACJA I KWALIFIKACJA

Krok 1. Sprawdź możliwości wyjazdu i warunki udziału

Zapoznaj się z ofertą uczelni partnerskich dostępną w zakładce  Katalog Partnerów. Wybierz uczelnię, która odpowiada Twojemu kierunkowi studiów i zainteresowaniom.

Krok 2. Złóż dokumenty rekrutacyjne

W wyznaczonym terminie złóż w Biurze ds. Rozwoju i Współpracy komplet dokumentów wymaganych w procesie rekrutacji.

Dokumenty obejmują w szczególności:

• wniosek wyjazdowy;
• zaświadczenie o średniej ocen za wymagany okres;
• potwierdzenie zaliczenia poprzedniego roku lub semestru – zgodnie z obowiązującymi wymaganiami;
• dokument potwierdzający znajomość języka obcego, w którym prowadzone są zajęcia na uczelni partnerskiej.

Przed złożeniem aplikacji upewnij się, że dokumentacja jest kompletna.

Krok 3. Poczekaj na wyniki kwalifikacji

Po zakończeniu rekrutacji zostaniesz poinformowany o wyniku kwalifikacji do programu Erasmus+. Zakwalifikowanie do programu oznacza możliwość rozpoczęcia kolejnych etapów przygotowania do wyjazdu. Nie jest ono jednak równoznaczne z ostatecznym przyjęciem przez uczelnię zagraniczną – uczelnia partnerska może wymagać przeprowadzenia własnej procedury aplikacyjnej.

 

ETAP II. APLIKACJA NA UCZELNI PARTNERSKIEJ

Krok 4. Nominacja do wybranej uczelni partnerskiej

Po zakwalifikowaniu do programu Koordynator Administracyjny Erasmus+ przekazuje uczelni partnerskiej oficjalną nominację studenta. Nominacja jest formalnym zgłoszeniem Twojej kandydatury przez Uniwersytet Pomorski w Słupsku. Dopiero po jej dokonaniu możesz przejść do kolejnego etapu zgodnie z procedurą obowiązującą na uczelni przyjmującej.

Krok 5. Zapoznaj się z instrukcjami uczelni partnerskiej

Po otrzymaniu nominacji uczelnia partnerska przekazuje informacje dotyczące dalszej aplikacji. Mogą one obejmować terminy, formularze, wymagane załączniki, sposób rejestracji w systemie oraz zasady wyboru przedmiotów. Dokładnie zapoznaj się z otrzymanymi instrukcjami i pilnuj wskazanych terminów. Pamiętaj, że każda uczelnia partnerska może mieć własną procedurę aplikacyjną.

Krok 6. Złóż aplikację na uczelni zagranicznej

Wypełnij formularze i prześlij wszystkie dokumenty wymagane przez uczelnię partnerską. Dopilnuj, aby aplikacja została złożona w terminie i zgodnie z instrukcjami otrzymanymi od uczelni. Jeśli masz pytania dotyczące procedury, skontaktuj się z uczelnią przyjmującą lub Biurem ds. Rozwoju i Współpracy.

Krok 7. Odbierz potwierdzenie przyjęcia

Po pozytywnym rozpatrzeniu aplikacji uczelnia partnerska wystawi dokument potwierdzający przyjęcie na studia, np. Acceptance Letter lub Invitation Letter. Niezwłocznie przekaż otrzymany dokument do Biura Erasmus.
 

ETAP III. PRZYGOTOWANIE DO WYJAZDU

Krok 8. Ustal program studiów i przygotuj Learning Agreement

Przed wyjazdem uzgodnij z Koordynatorem Kierunkowym ds. programu Erasmus+ przedmioty, które będziesz realizować na uczelni zagranicznej. Następnie przygotuj Porozumienie o programie zajęć – Learning Agreement.

Dobór przedmiotów powinien być zgodny z kierunkiem studiów, a program musi zostać uzgodniony przed rozpoczęciem mobilności. W przypadku studiów semestralnych należy uwzględnić wymóg uzyskania 30 punktów ECTS w semestrze, a przy wyjeździe na cały rok akademicki – 60 punktów ECTS. Większość punktów powinna pochodzić z zajęć realizowanych na uczelni zagranicznej.

Jeżeli podczas pobytu konieczna będzie zmiana przedmiotów, skonsultuj ją z odpowiednimi koordynatorami i dopełnij formalności związanych z aktualizacją Learning Agreement.

Krok 9. Przygotuj dokumenty wymagane przed wyjazdem

Przed wyjazdem przygotuj dokumenty wskazane w checkliście studenta Erasmus+ SMS. Należą do nich w szczególności:

• Learning Agreement – uzgodniony program studiów na uczelni partnerskiej;
• podanie do Prorektora ds. Studentów – zgodnie z obowiązującą procedurą;
• zaświadczenie o zaliczeniu wymaganego semestru lub roku studiów – jeśli jest wymagane przed podpisaniem umowy finansowej.

Szczegółowy wykaz dokumentów oraz informacje dotyczące ich składania otrzymasz w Biurze Erasmus.

Krok 10. Zadbaj o ubezpieczenie i formalności związane z podróżą

Przed wyjazdem upewnij się, że posiadasz:

• ubezpieczenie zdrowotne – np. Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) lub równoważne ubezpieczenie kosztów leczenia;
• polisę OC i NNW – zalecane zgodnie z checklistą;
• ważny paszport, jeśli jest wymagany w związku z obywatelstwem lub krajem docelowym;
• wizę i dokumenty pobytowe, jeżeli są wymagane.

Sprawdź również przepisy wjazdowe i zasady legalizacji pobytu w kraju, do którego wyjeżdżasz. Odpowiedzialność za dopełnienie formalności wizowych i pobytowych spoczywa na studencie.

Krok 11. Podpisz umowę finansową

Przed rozpoczęciem mobilności podpisz umowę finansową z Uniwersytetem Pomorskim w Słupsku. Umowa określa warunki finansowania wyjazdu, okres mobilności oraz obowiązki stron. Przed podpisaniem sprawdź, czy dane i terminy są prawidłowe.

Nie wyjeżdżaj bez dopełnienia formalności wymaganych do uruchomienia finansowania.

Po spełnieniu wymaganych formalności otrzymasz 80% przyznanego stypendium na wskazany rachunek bankowy. Pozostałe 20% zostanie wypłacone po powrocie, po prawidłowym rozliczeniu mobilności i dostarczeniu wymaganych dokumentów.

Pamiętaj, że stypendium Erasmus+ stanowi dofinansowanie pobytu za granicą i nie musi pokrywać wszystkich poniesionych kosztów.
 

ETAP IV. POBYT NA UCZELNI PARTNERSKIEJ

Krok 12. Potwierdź przyjazd – Confirmation of Arrival

Po przyjeździe na uczelnię partnerską zgłoś się do odpowiedniej jednostki administracyjnej i uzyskaj dokument Confirmation of Arrival.

Krok 13. Zrealizuj uzgodniony program studiów

Uczestnicz w zajęciach i realizuj przedmioty określone w Learning Agreement. Przestrzegaj zasad obowiązujących na uczelni przyjmującej i dbaj o uzyskanie wymaganych zaliczeń oraz punktów ECTS. Jeżeli zmienisz przedmioty lub Twój program studiów będzie wymagał aktualizacji, skontaktuj się z koordynatorami i uzgodnij dalsze postępowanie.

Krok 14. Uzyskaj potwierdzenie zakończenia pobytu

Przed opuszczeniem uczelni partnerskiej poproś o wystawienie dokumentu Confirmation of Stay, który potwierdza okres Twojej mobilności. Zwróć szczególną uwagę na wpisane daty. Zgodnie z checklistą są one podstawą rozliczenia okresu wyjazdu i powinny być zgodne z warunkami umowy finansowej.

 

ETAP V. ROZLICZENIE MOBILNOŚCI PO POWROCIE

Krok 15. Dostarcz Transcript of Records

Po zakończeniu mobilności dostarcz do Biura ds. Rozwoju i Współpracy oraz Koordynatora Kierunkowego Transcript of Records, czyli wykaz zaliczonych przedmiotów, ocen i punktów ECTS (w niektórych przypadkach dokument przesyła uczelnia partnerska).

Rozlicz uzyskane zaliczenia z Koordynatorem Kierunkowym oraz w Biurze Obsługi Studenta i Doktoranta. Jeśli nie wszystkie efekty uczenia się zostały zrealizowane, może być konieczne uzupełnienie różnic programowych.

 

Krok 16. Złóż dokumenty końcowe

Po powrocie upewnij się, że przekazałeś wszystkie dokumenty wymagane do rozliczenia mobilności, w szczególności:

• Confirmation of Stay;
• Transcript of Records;
• Obowiązkowy raport studenta, zgodnie z instrukcjami otrzymanymi z Biura;

Prześlij zdjęcia z wyjazdu wraz z opisem swoich doświadczeń. Możesz również przygotować prezentację i przedstawić ją podczas spotkania informacyjnego dla studentów.

 

Krok 17. Odbierz pozostałą część stypendium

Po prawidłowym rozliczeniu mobilności, spełnieniu wymaganych warunków i dostarczeniu kompletnej dokumentacji otrzymasz pozostałe 20% przyznanego stypendium.